Unternehmer und Geschäftsführer

E-Rechnung: Prüfpflichten, Archivierung
und Vorsteuerabzug nach geltendem
Recht

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im innerdeutschen B2B-Bereich gesetzlich eingeführt. Während die Umstellung im vergangenen Jahr für viele Unternehmen zunächst vor allem eine technische und organisatorische Herausforderung darstellte, rücken mit Beginn des Jahres 2026 zunehmend die praktischen Konsequenzen dieser Regelung in den Vordergrund. Die E-Rechnung ist kein bloßes Digitalisierungsprojekt, sondern ein eigenständiges umsatzsteuerliches Ordnungskriterium, dessen fehlerhafte Handhabung erhebliche steuerliche Risiken nach sich ziehen kann. Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist entscheidend, dass ausschließlich die strukturierte elektronische Datei als Rechnung im rechtlichen Sinne gilt. Sichtdarstellungen, etwa als PDF-Datei oder Ausdruck, dienen lediglich der Lesbarkeit, entfalten jedoch keine eigenständige steuerliche Wirkung.
Für den Vorsteuerabzug ist es zwingend erforderlich, dass die strukturierte Rechnung vollständig, unverändert und maschinell
auswertbar vorliegt und entsprechend archiviert wird. Dies gilt unabhängig davon,
ob die Rechnung im Format XRechnung oder als hybrides ZUGFeRD-Dokument
übermittelt wird. Eine ausschließliche Archivierung der PDF-Sichtdatei genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht.
Von zentraler Bedeutung ist die Prüfpflicht des Rechnungsempfängers. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob der
Rechnungsaussteller ordnungsgemäß gehandelt hat. Der Rechnungsempfängerhat sicherzustellen, dass die empfangene
E-Rechnung sowohl technisch als auch inhaltlich den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die technische Prüfung, häufig als
Validierung bezeichnet, dient dazu festzustellen, ob die Rechnung den vorgeschriebenen Formaten und Syntaxregeln entspricht und ob alle erforderlichen Daten maschinell ausgelesen werden können. Format- und Geschäftsregelfehler, etwa
fehlende Pflichtfelder oder rechnerische Unstimmigkeiten, lassen sich in der Regel durch geeignete Validierungssoftware erkennen. Davon zu unterscheiden ist die inhaltliche Prüfung der Rechnung. Diese umfasst ins-besondere die korrekte Bezeichnung des Leistungsempfängers, eine ausreichende Leistungsbeschreibung, den zutreffenden Leistungszeitpunkt sowie die richtige umsatzsteuerliche Einordnung des Vorgangs. Solche inhaltlichen Fehler lassen sich regelmäßig nicht automatisiert erkennen und erfordern weiterhin eine sorgfältige manuelle Kontrolle. Die Praxis zeigt, dass gerade hier erhebliche Risiken bestehen, da technische Validierungsergebnisse häufig als vollständige Entlastung missverstanden werden.
Die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs stellt klar, dass der Vorsteuerabzug nur dann gewährt werden kann, wenn eine
ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und der Leistungsempfänger seinen Mitwirkungspflichten nachgekommen ist. Zwar
liegt die Verantwortung für die Ausstellung der Rechnung beim leistenden Unternehmer, gleichwohl trägt auch der Rechnungsempfänger ein eigenes Risiko. Werden offensichtliche Mängel nicht erkannt oder ignoriert, kann der Vorsteuerabzug selbst dann versagt werden, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Der Vorsteuerabzug setzt ein ordnungsgemäßes Verfahren voraus und ist kein Automatismus. Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang der Verfahrensdokumentation zu. Die Finanzverwaltung erwartet, dass Unternehmen ihre Prozesse rund um den Rechnungseingang nachvollziehbar dokumentieren. Dazu gehört insbesondere, wie E-Rechnungen empfangen werden, welche Systeme beteiligt sind, wie die technische Validierung erfolgt, wer für die inhaltliche Prüfung zuständig ist und wie mit fehlerhaften Rechnungen umgegangen wird. Der bloße Einsatz geeigneter Software genügt nicht. Entscheidend ist, dass der Prüfprozess organisatorisch verankert, dokumentiert und tatsächlich gelebt wird. Auch die Archivierung von E-Rechnungen stellt erhöhte Anforderungen an Unternehmen. Die strukturierten Rechnungsdateien sind für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert und revisionssicher zu speichern. Dabei muss jederzeit gewährleistet sein, dass die Dateien les- und maschinell auswertbar
bleiben. Änderungen am Dateiformat, Datenverluste oder fehlende Verknüpfungen zwischen Rechnung und Buchung können
im Rahmen von Betriebs- oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen zu erheblichen Beanstandungen führen.
Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Unternehmen ihre im Jahr 2025 eingeführten Prozesse kritisch überprüfen und gegebenenfalls nachschärfen sollten. Erste Prüfungserfahrungen zeigen, dass insbesondere unzureichende Dokumentationen fehlende Nachweise über durchgeführte Validierungen und unklare Zuständigkeiten regelmäßig beanstandet werden. Die
E-Rechnung ist damit nicht nur ein technisches Thema, sondern ein fester Bestandteil der steuerlichen Compliance.

Praxistipp:
Unternehmen sollten ihre Verfahrensdokumentation ausdrücklich um den Bereich der E-Rechnungsverarbeitung
ergänzen und regelmäßig aktualisieren. Sinnvoll ist eine klare Trennung zwischen technischer Validierung und inhaltlicher Prüfung sowie eine eindeutige Zuordnung der Verantwortlichkeiten. Validierungsberichte sollten gemeinsam mit der Rechnung archiviert werden, um im Prüfungsfall den ordnungsgemäßen Ablauf nachweisen zu können. Eine frühzeitige Überprüfung der Prozesse reduziert das Risiko von Vorsteuerkürzungen erheblich.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Erste Tätigkeitsstätte oder Auswärtstätigkeit: Abgrenzung mit erheblichen steuerlichen Folgen

Die Abgrenzung zwischen erster Tätigkeitsstätte und Auswärtstätigkeit zählt weiterhin zu den besonders konfliktträchtigen Themen im Lohnsteuer- und Einkommensteuerrecht. Obwohl die gesetzlichen Grundlagen bereits seit mehreren Jahren
bestehen, zeigt sich in der laufenden Beratungspraxis und im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen, dass Fehlbeurteilungen nach wie vor häufig vorkommen.
Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich daraus erhebliche steuerliche Risiken, da die Einordnung unmittelbare Auswirkungen auf die steuerliche Behandlung von Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisekosten hat.
Eine erste Tätigkeitsstätte liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers
dauerhaft zugeordnet ist. Diese Zuordnung kann sich aus dem Arbeitsvertrag, aus dienst- oder arbeitsrechtlichen Weisungen
oder aus der tatsächlichen Durchführung des Arbeitsverhältnisses ergeben. Entscheidend ist jedoch nicht allein eine formale Festlegung, sondern auch der Umfang und die Bedeutung der dort ausgeübten Tätigkeit. Der Arbeitnehmer muss an der
Tätigkeitsstätte in einem nicht nur untergeordneten Umfang tätig werden. Tätigkeiten von rein organisatorischem Charakter,
kurze Abstimmungen oder das gelegentliche Abholen von Arbeitsmaterial genügen hierfür regelmäßig nicht.

Fehlt eine solche dauerhafte Zuordnung, liegt steuerlich eine Auswärtstätigkeit vor. In diesen Fällen können Fahrtkosten nach
Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden, entweder in tatsächlicher Höhe oder pauschal pro gefahrenem Kilometer.
Zusätzlich kommen Verpflegungsmehraufwendungen und gegebenenfalls Übernachtungskosten in Betracht. Der Unterschied
zur Entfernungspauschale, die nur bei Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte Anwendung findet, ist erheblich und wirkt sich
sowohl auf den Arbeitnehmer als auch auf den Arbeitgeber aus, wenn Kosten steuerfrei erstattet werden.
In der Praxis bereiten insbesondere Tätigkeiten mit wechselnden Einsatzorten Schwierigkeiten. Hierzu zählen etwa Monteure, Fahrer, Bauarbeiter oder Servicetechniker, deren eigentliche Arbeitsleistung regelmäßig außerhalb eines festen Betriebssitzes erbracht wird. Dass ein Betriebssitz existiert und gelegentlich aufgesucht wird, begründet für sich genommen noch keine erste Tätigkeitsstätte.
Maßgeblich ist vielmehr, ob der qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit dort liegt. Wird die Hauptarbeitsleistung dauerhaft außerhalb erbracht, spricht dies gegen das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte.

Besondere Aufmerksamkeit verdient auch die sogenannte Sammelpunktregelung. Fährt ein Arbeitnehmer arbeitstäglich zu
einem festgelegten Ort, um von dort gemeinsam mit anderen Arbeitnehmern weiterzufahren, können die Fahrten zu diesem
Sammelpunkt steuerlich wie Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte behandelt werden. Diese Regelung greift jedoch nur unter engen Voraussetzungen. Liegt kein tägliches Aufsuchen oder kein organisatorischer Sammelpunkt im steuerlichen Sinne vor,
scheidet die Anwendung der Entfernungspauschale aus. In der Praxis wird diese Abgrenzung häufig fehlerhaft vorgenommen.
Die Rechtsprechung stellt zunehmend auf die tatsächliche Ausgestaltung der Tätigkeit ab. Dabei wird insbesondere geprüft,
ob der Betriebssitz für die konkrete Tätigkeit prägend ist oder lediglich eine untergeordnete Rolle spielt. Auch zeitliche
Aspekte sind von Bedeutung. Hält sich der Arbeitnehmer nur gelegentlich oder für kurze Zeiträume am Betriebssitz auf,
spricht dies regelmäßig gegen eine erste Tätigkeitsstätte. Eine pauschale Betrachtung ist unzulässig; vielmehr ist stets eine
Gesamtwürdigung aller Umstände erforderlich. Für Arbeitgeber ergeben sich aus einer fehlerhaften Einordnung erhebliche Haftungsrisiken. Werden Fahrtkosten zu Unrecht als Reisekosten steuerfrei erstattet, drohen im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen Nachforderungen, Säumniszuschläge und gegebenenfalls Haftungsbescheide.
Diese betreffen regelmäßig mehrere Jahre und können erhebliche Beträge erreichen.
Arbeitnehmer wiederum riskieren, dass Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung gekürzt oder vollständig versagt werden.
Hinzu kommt, dass die steuerliche Einordnung nicht allein von internen Vereinbarungen abhängt. Auch wenn im Arbeitsvertrag keine erste Tätigkeitsstätte benannt ist, kann eine solche vorliegen, wenn die tatsächliche Durchführung des Arbeitsverhältnisses darauf hindeutet. Umgekehrt kann eine vertragliche Zuordnung unwirksam sein, wenn sie den tatsächlichen Verhältnissen widerspricht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher nicht ausschließlich auf formale Regelungen verlassen.
Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung weiterhin ein besonderes Augenmerk auf diese Abgrenzungsfragen legt. Lohnsteuer-Außenprüfungen zeigen regelmäßig, dass gerade bei Arbeitnehmern mit wechselnden
Einsatzorten erhebliche Unsicherheiten bestehen. Eine sorgfältige Prüfung und Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeitsverhältnisse ist daher unerlässlich.

Fahrtkostenerstattungen: Lohnsteuerliche Risiken und Haftungsfolgen für Arbeitgeber

Die Erstattung von Fahrtkosten an Arbeitnehmer gehört zu den Bereichen, die im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen besonders häufig beanstandet werden. Ursache hierfür ist weniger die Höhe der erstatteten Beträge als vielmehr die
fehlerhafte steuerliche Einordnung der zugrunde liegenden Fahrten. Arbeitgeber sind verpflichtet, genau zwischen Fahrten
zur ersten Tätigkeitsstätte und Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zu unterscheiden. Fehler in diesem Bereich wirken
sich regelmäßig über mehrere Jahre hinweg aus und führen nicht selten zu erheblichen Nachforderungen.
Grundsätzlich sind Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte steuerlich nur im Rahmen der Entfernungspauschale
zu berücksichtigen. Eine darüber hinausgehende steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber ist nicht zulässig. Erstattet der
Arbeitgeber dennoch höhere Beträge, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn, der der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen unterliegt. Anders verhält es sich bei Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit. Diese können nach den Reisekostengrundsätzen steuerfrei er stattet werden, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und ordnungsgemäße Nachweise vorliegen. In der Praxis werden Fahrtkosten häufig pauschal erstattet, ohne dass im Einzelfall geprüft wird, ob tatsächlich eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Solche pauschalen Regelungen sind steuerlich riskant, da sie die erforderliche individuelle Prüfung nicht ersetzen. Auch interne Dienstanweisungen oder langjährige betriebliche Übung führen nicht dazu, dass eine steuerlich unzutreffende Behandlung zulässig wird. Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen werden pauschale Erstattungsmodelle regelmäßig beanstandet. Ein weiteres häufiges Problem besteht in der unzureichenden Dokumentation. Reisekostenabrechnungen müssen zeitnah, vollständig und plausibel erstellt werden. Erforderlich sind insbesondere Angaben
zum Reisezweck, zum Einsatzort, zur Reisedauer und zur zurückgelegten Strecke. Fehlende oder widersprüchliche Angaben
führen häufig dazu, dass die steuerfreie Behandlung der Erstattungen versagt wird. Auch nachträgliche Ergänzungen werden
von der Finanzverwaltung kritisch gesehen. Besondere Risiken bestehen bei Arbeitnehmern mit wechselnden Einsatzorten
oder bei Tätigkeiten, bei denen regelmäßig ein Betriebssitz aufgesucht wird. In diesen Fällen ist sorgfältig zu prüfen, ob eine erste
Tätigkeitsstätte vorliegt oder ob die Fahrten als Teil einer Auswärtstätigkeit zu qualifizieren sind. Eine fehlerhafte Einordnung
wirkt sich nicht nur auf einzelne Abrechnungen aus, sondern betrifft regelmäßig ganze Zeiträume. Die daraus resultierenden Nachforderungen können erhebliche finanzielle Belastungen für den Arbeitgeber darstellen Hinzu kommt die Haftung des Arbeitgebers. Wird Lohnsteuer zu Unrecht nicht einbehalten oder abgeführt, haftet grundsätzlich der Arbeitgeber für die entstandenen Steuerbeträge. Dies gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die Erstattungen gutgläubig entgegengenommen hat. Auch Säumniszuschläge und Zinsen können dem Arbeitgeber auferlegt werden. In der Praxis zeigt sich, dass Haftungsbescheide häufig mehrere Jahre umfassen und entsprechend hohe Beträge erreichen. Auch für Arbeitnehmer können sich Nachteile ergeben. Werden Fahrtkostenerstattungen im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung überprüft, kann es zu
Korrekturen kommen, wenn die steuerliche Einordnung nicht zutreffend war. Zudem besteht das Risiko, dass Werbungskosten
nicht anerkannt werden, wenn entsprechende Nachweise fehlen oder widersprüchlich sind. Arbeitnehmer sollten daher ebenfalls ein eigenes Interesse an einer korrekten Abrechnung haben. Für das Jahr 2026 ist davon auszugehen, dass die Finanzverwaltung weiterhin ein besonderes Augenmerk auf Fahrtkostenerstattungen legt. Die zunehmende Digitalisierung der Abrechnungsprozesse
erleichtert zwar die Verwaltung, führt jedoch zugleich dazu, dass Unstimmigkeiten schneller erkannt werden. Arbeitgeber
sollten daher ihre internen Abrechnungsprozesse regelmäßig überprüfen und an die geltenden steuerlichen Vorgaben anpassen.

Praxistipp:
Arbeitgeber sollten klare und einheitliche Richtlinien für die Erstattung von Fahrtkosten festlegen und diese regelmäßig schulen. Jede Abrechnung sollte vor Auszahlung auf ihre steuerliche Zulässigkeit geprüft werden. Arbeitnehmer sollten ihre Fahrten sorgfältig dokumentieren und Reisekosten zeitnah abrechnen. Eine saubere Dokumentation schützt beide Seiten vor späteren Nachforderungen und Haftungsrisiken.

Immobilienbesitzer

Photovoltaikanlagen und Grunderwerbsteuer: Steuerliche Einordnung und
typische Fehlerquellen

Der Erwerb von Immobilien mit installierten Photovoltaikanlagen wirft seit einigen Jahren zunehmend grunderwerbsteuerliche Fragen auf. Auch für das Jahr 2026 ist dieses Thema für Immobilienkäufer, Investoren und Berater von erheblicher
Bedeutung, da die steuerliche Behandlung von Photovoltaikanlagen weiterhin von einer Vielzahl von Abgrenzungskriterien abhängt. Fehler bei der Einordnung können zu erheblichen zusätzlichen Steuerbelastungen führen, die häufig erst im Nachhinein erkannt werden. Ausgangspunkt der grunderwerbsteuerlichen Beurteilung ist die Frage, welche Bestandteile eines Immobilienkaufs zur steuerpflichtigen Gegenleistung gehören. Die Grunderwerbsteuer erfasst grundsätzlich den Erwerb von Grund und Boden sowie die wesentlichen Bestandteile des Gebäudes. Nicht steuerbar sind hingegen Betriebsvorrichtungen, die einer eigenständigen betrieblichen Nutzung dienen und nicht primär der Nutzung des Gebäudes selbst zuzuordnen sind. Photovoltaikanlagen können je nach Ausgestaltung entweder als Gebäudebestandteil oder als Betriebsvorrichtung qualifiziert werden. Diese Einordnung ist für die steuerliche Behandlung entscheidend. Dienen Photovoltaikanlagen ausschließlich der Stromerzeugung zur Einspeisung in öffentliche Netze, liegt regelmäßig ein eigenständiger Gewerbebetrieb vor. In diesen Fällen werden auf Trägerkonstruktionen montierte Photovoltaikmodule als Betriebsvorrichtungen angesehen. Der auf sie entfallende Kaufpreisanteil gehört nicht zur grunderwerbsteuerlichen Bemessungsgrundlage. Voraussetzung ist jedoch,
dass die Anlage technisch und wirtschaftlich vom Gebäude abgrenzbar ist und nicht überwiegend der Eigenversorgung dient.
Anders stellt sich die Situation dar, wenn die Photovoltaikanlage ganz oder teilweise der Versorgung des Gebäudes mit Strom
dient. In diesen Fällen wird sie regelmäßig als Bestandteil des Grundvermögens eingeordnet. Der auf die Anlage entfallende Kaufpreisanteil unterliegt dann der Grunderwerbsteuer. Diese Abgrenzung ist in der Praxis besonders fehleranfällig, da viele Anlagen sowohl zur Eigenversorgung als auch zur Einspeisung genutzt werden. In solchen Mischfällen ist eine sorgfältige
Prüfung erforderlich, um die steuerlichen Folgen korrekt zu beurteilen. Besondere Bedeutung kommt sogenannten dach- oder fassadenintegrierten Photovoltaikanlagen zu. Werden Photovoltaikmodule nicht lediglich auf dem Dach montiert, sondern ersetzen sie klassische Bauelemente wie Dachziegel, Fassadenplatten oder andere Gebäudeteile, gelten sie regelmäßig als Gebäudebestandteil.
 Diese Einordnung erfolgt unabhängig davon, wie der erzeugte Strom verwendet wird. Auch wenn die Einspeisung in öffentliche Netze im Vordergrund steht, unterliegt der entsprechende Kaufpreisanteil in diesen Fällen der Grunderwerbsteuer.
Zusätzliche Risiken ergeben sich bei sogenannten einheitlichen Erwerbsvorgängen.
Wird ein Grundstück zusammen mit der Verpflichtung erworben, ein Gebäude zu errichten, unterliegt regelmäßig nicht nur
der Kaufpreis für den Grund und Boden, sondern auch der Baupreis der Grunderwerbsteuer. Dies gilt auch für Photovoltaikanlagen, die im Rahmen eines solchen Bauvorhabens errichtet werden. Bereits ein mittelbarer Zusammenhang zwischen Grundstückskaufvertrag und Bauvertrag kann ausreichen, um einen einheitlichen Erwerbsvorgang anzunehmen. Die steuerlichen Folgen werden dabei häufig unterschätzt. In der Praxis zeigt sich, dass vertragliche Gestaltungen eine entscheidende Rolle spielen. Eine klare Aufteilung der Kaufpreisbestandteile kann zwar helfen, die steuerliche Bemessungsgrundlage nachvollziehbar darzustellen, ersetzt jedoch nicht die materiell-rechtliche Einordnung. Die Finanzverwaltung ist nicht an vertragliche Bezeichnungen gebunden, sondern prüft, wie die Photovoltaikanlage tatsächlich genutzt wird und wie sie technisch in das Gebäude integriert ist. Unzutreffende Zuordnungen führen regelmäßig zu nachträglichen Steuerfestsetzungen. Für Immobilienkäufer stellt sich zudem die Frage, wie mit bereits bestehenden Anlagen umzugehen ist. Auch hier ist zu prüfen,
ob die Anlage als eigenständige Betriebsvorrichtung oder als Gebäudebestandteil zu qualifizieren ist. Eine pauschale Betrachtung ist unzulässig. Vielmehr sind technische Ausgestaltung, Nutzungszweck und wirtschaftliche Einbindung im Einzelfall zu würdigen.
Für das Jahr 2026 bedeutet dies, dass Käufer und Investoren dem Thema Photovoltaik und Grunderwerbsteuer besondere
Aufmerksamkeit widmen sollten. Die steigende Zahl entsprechender Anlagen und die zunehmende Bedeutung erneuerbarer
Energien führen dazu, dass dieses Thema in der Beratungspraxis weiter an Relevanz gewinnt. Fehlentscheidungen können erhebliche finanzielle Folgen haben, die sich durch eine frühzeitige Prüfung häufig vermeiden lassen.

Praxistipp:
Vor dem Erwerb einer Immobilie mit Photovoltaikanlage sollte geprüft werden, wie die Anlage steuerlich einzuordnen ist. Eine klare Dokumentation des Nutzungszwecks, technische Beschreibungen und eine sachgerechte Kaufpreisaufteilung können
helfen, spätere Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung zu vermeiden. Eine frühzeitige steuerliche Beratung ist
insbesondere bei Neubauvorhaben oder einheitlichen Erwerbsvorgängen empfehlenswert.